Als de interne klachtbehandeling, bijvoorbeeld door de regiopolitie, de brandweer of de KLPD niet tot tevredenheid van de klager verloopt is het mogelijk de klacht voor te leggen aan de Nationale Ombudsman, die zich bezighoudt met externe klachtbehandeling. Van de Ombudsman kan worden aangenomen dat hij onpartijdig is, bij interne klachtbehandeling is enige partijdigheid zeker niet uitgesloten.

Het instituut van de Nationale Ombudsman bestaat sinds 1982. Het is ingesteld bij de wet Nationale Ombudsman (WNo). De Nationale Ombudsman heeft een controlerende functie op zelfstandige bestuursorganen. Bovendien heeft hij een functie op het gebied van de individuele rechtsbescherming. Dat de Nationale Ombudsman die controlefunctie heeft blijkt uit de wet, die hem vergaande onderzoeksmogelijkheden verschaft. Verder heeft hij de mogelijkheid aan zijn onderzoek een aanbeveling te verbinden. Voor de rechtsbeschermingsfunctie vindt men grond in de bevoegdheid of eventueel zelfs de verplichting om in principe elke klacht die binnen zijn bevoegdheid valt te onderzoeken. Wel is bij wet geregeld dat er geen twee onderzoeken over dezelfde zaak tegelijk kunnen plaatsvinden. De Nationale Ombudsman wacht de uitkomst van eventueel bij de (bestuurs)rechter lopende zaken af alvorens aan een eigen onderzoek te beginnen.

Er is een duidelijke onderscheiding waar de taken van de Nationale Ombudsman beginnen en ophouden. De taakverdeling is vastgelegd in artikel 16 WNo. De grondwet (artikel 78a, eerste lid) bepaalt dat de Nationale Ombudsman op verzoek of uit eigen beweging onderzoek verricht. Daarmede komen controlefunctie en rechtsbeschermingsfunctie goed uit de verf.

De primaire taak van de Nationale Ombudsman is om al of niet op grond van een schriftelijke klacht onderzoek te doen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich van zijn taken kwijt. Klachten kunnen zowel afkomstig zijn van een rechtspersoon (bijvoorbeeld een vereniging of stichting) of van burgers. Iedereen heeft met zijn klachten toegang tot de Nationale Ombudsman. Onderzoek en beoordeling betreffen besluiten en publiekrechtelijke rechtshandelingen van bestuursorganen en bovendien privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Als een ambtenaar in de fout gaat wordt diens handelen toegerekend aan het bestuursorgaan waarbij deze werkzaam is.

De Nationale Ombudsman probeert door zijn tussenkomst zaken op te lossen. Daartoe informeert hij de klager en nodigt hij de beklaagde uit de communicatie met de burger te herstellen. Verder bemiddelt hij tussen burger en bestuursorgaan. Als zijn tussenkomst resultaat heeft en het geschil minnelijk wordt geschikt wordt geen rapport uitgebracht.

De bevoegdheden en plichten van de Nationale Ombudsman zijn op een nogal ingewikkelde manier geregeld. De klager hoeft zich daar geen zorgen over te maken, omdat de overheidsinstelling waartegen de klacht in eerste aanleg is gericht verplicht is de klager te wijzen op diens mogelijkheden het hogerop te zoeken.

Het is beslist noodzakelijk een klacht in te dienen bij de dienst die (in de ogen van de klager) een fout heeft gemaakt en de uitkomst af te wachten. Als echter het overheidsorgaan de wettelijke termijnen overschrijdt staat de weg naar de Nationale Ombudsman open. Er moet dus een interne procedure worden gevolgd alvoren er sprake kan zijn van een externe behandeling.